Sistem Antrian Virtual: Apa, Bagaimana, dan Mengapa?

Ketika situasi berubah, bisnis dan organisasi perlu beradaptasi dengan new normal.

Untuk penyedia layanan yang tetap terbuka, kebutuhan akan lingkungan yang lebih aman bagi pegawai dan pengunjung menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Salah satu solusi untuk menjaga jarak sosial saat memberikan layanan adalah menggunakan sistem manajemen antrian virtual.

Apa itu dan bagaimana cara kerjanya?

Kami telah menyusun pertanyaan paling sering tentang antrian virtual, dan beberapa pertanyaan spesifik terkait dengan situasi saat ini.

Pertanyaan umum tentang sistem antrian virtual

Apa itu sistem manajemen antrian virtual?

Sistem manajemen antrian virtual adalah sistem yang menempatkan pelanggan dalam antrean tunggu virtual, di mana mereka tidak perlu antri secara fisik untuk mendapatkan layanan.

Dengan sistem manajemen antrian virtual, pelanggan dapat menunggu dari jarak jauh karena mereka tidak terbatas pada tempat tunggu apa pun.

Bagaimana cara pengunjung masuk ke antrian virtual?

Pelanggan dapat melakukan antrian dengan mesin loket antrian yang ada di lokasi, atau melalui ponsel mereka dengan aplikasi antrian.

Pengidentifikasi sering diberikan pada saat kedatangan tetapi dapat diberikan di muka saat memesan antrian.

Karena tempat antrian perlu diamankan akibat pandemi covid-19, maka tidak perlu adanya antrian fisik.

Bagaimana cara kerja antrian virtual?

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan pelanggan, tetapi berikut adalah contoh langkah demi langkah cara yang paling umum:

1. Pelanggan menggunakan telepon mereka untuk menggunakan aplikasi antrian
2. Pelanggan memilih layanan dan menerima tiket dari seluler
3. Pelanggan menunggu di mobil atau luar ruangan, dan memonitor tempat mereka dalam antrean di telepon. Mereka akan dapat melihat pembaruan waktu nyata, urutan barisan, dan waktu tunggu yang diharapkan sampai giliran mereka
4. Ketika tiba giliran, teller atau petugas memanggil pelanggan menggunakan aplikasi seluler
5. Layanan dikirim dan diterima pada jarak yang aman

Bagaimana antrian virtual dapat membantu menjaga jarak sosial?

Antrian virtual adalah tentang mengatur antrian pelanggan di ruang digital, sehingga meminimalisir interaksi jarak dekat dengan pegawai dan sesama pelanggan.

Pelanggan melakukan check-in virtual dan menunggu dari jarak jauh, dan pegawai juga dapat menjaga jarak saat melayani.

Berikut manfaat mesin antrian virtual dapat membantu menjaga jarak sosial:

• Mengatur jumlah orang yang mengunjungi lokasi
• Minimalisir interaksi jarak dekat
• Mengurangi waktu yang harus dihabiskan pelanggan di lokasi
• Mengelola aliran pelanggan

Apa manfaat manajemen mesin antrian virtual?

Manfaat dari sistem manajemen mesin antrian virtual:

1. pengurangan waktu tunggu
2. manajemen aliran pelanggan yang lebih baik
3. peningkatan efisiensi pegawai dan kualitas layanam
4. komunikasi yang efisien, dan
5. peningkatan kepuasan pelanggan.

Untuk penyedia layanan, menggunakan sistem manajemen online juga menyediakan data kinerja dan pelanggan, yang berharga untuk perbaikan berkelanjutan.

Khusus untuk situasi terkini tentang Covid-19, sistem manajemen antrian virtual membantu mengurangi risiko penyebaran virus di tempat, dan karenanya menjaga pegawai dan pelanggan lebih aman dari risiko infeksi.

Apa itu Nomor Antrian Seluler?

Nomor antrian seluler adalah tiket virtual yang diberikan kepada pelanggan atau pengunjung yang mengantri menggunakan ponsel.

Dengan nomor antrian seluler, pelanggan tidak perlu memiliki nomor antrian fisik, dan mereka mendapatkan data waktu nyata dan pembaruan tentang tempat mereka dalam antrian.

Dengan ini, pelanggan memiliki fleksibilitas yang lebih besar karena mereka dapat menunggu di mana saja, tanpa harus dibatasi di ruang tunggu.

Skema pelanggan yang dapat dibuat dari sistem mesin antrian virtual

Ada skema pelanggan yang dapat dibuat virtual, sebagai contoh:

• Pendaftaran: melalui aplikasi mobile yang tersedia
• Menunggu dari jarak jauh:  pelanggan bebas untuk menunggu di mana saja dengan aman, sambil tetap memantau tempat mereka dalam antrian dan mendapatkan pemberitahuan saat tiba waktunya dilayani
• Pasca kedatangan: Survei untuk umpan balik pelanggan

Apa cara terbaik untuk mengoptimalkan solusi antrian virtual?

Berikut adalah beberapa tips untuk mengoptimalkan solusi antrian virtual untuk memastikan bisnis Anda beradaptasi dengan situasi saat ini:

• Optimalkan pemesanan antrian untuk menghindari walk-in yang tidak terjadwal
• Segmen pelanggan pada pemesanan mereka untuk meningkatkan efisiensi, daripada menempatkan mereka semua dalam satu baris
• Kelola aliran pelanggan dengan mengelola slot antrian yang Anda miliki, atau membuat serangkaian aturan panggilan yang berbeda untuk mengurangi jumlah orang yang menunggu
• Rencanakan alokasi staf untuk mendapatkan waktu tunggu yang seimbang dan terkontrol
• Terus beri tahu pelanggan untuk pembaruan, pengingat, waktu tunggu yang diharapkan, dll
• Gunakan data kinerja untuk mengidentifikasi masalah dan meningkatkan penyampaian layanan

Antrian virtual di berbagai industri

Industri mana yang dapat mengambil manfaat dari solusi antrian virtual dalam situasi Covid-19?

Dalam lingkungan saat ini di mana hanya bisnis penting dan penyedia layanan tetap terbuka, solusi antrian virtual dapat menawarkan keuntungan besar dalam:

• Sektor publik : Instansi dan layanan pemerintah yang perlu tetap terbuka
• Kesehatan : Rumah Sakit, klinik, dan fasilitas kesehatan lainnya
• Ritel : Toko bahan makanan, apotek, toko bisnis penting lainnya

Tetapi bisnis dan penyedia layanan harus siap untuk masuknya pelanggan / pengunjung saat pembatasan dilonggarkan.

Bisnis dan organisasi seperti toko ritel, bank, pusat kebugaran / pusat olahraga, dan kantor pemerintah dapat meningkatkan efisiensinya dengan sistem antrian virtual, yang akan sangat membantu kantor cabang.

Anda juga dapat menerapkan pemesanan antrian untuk mengelola aliran pelanggan lebih lanjut, menghindari kunjungan yang tidak dijadwalkan dan meminimalkan waktu tunggu.

Bagaimana pengecer dapat menggunakan sistem antrian virtual untuk kontrol antrian dan untuk memastikan staf dan pelanggan aman?

Karena Covid-19, toko membatasi jumlah orang yang dapat berada di lokasi mereka pada satu waktu.

Ada dua cara untuk melakukan ini.

1. Penjajaran sosial di toko dengan antrian virtual

Pertama, pengecer dapat menggunakan antrian virtual untuk pelanggan di dalam toko, di mana mereka dapat menunggu dengan aman di tempat lain (dalam kenyamanan rumah atau mobil mereka) dan dipanggil ketika giliran mereka memasuki toko.

Pelanggan dapat memonitor waktu mereka dalam antrian virtual secara real time, dan penyedia layanan dapat memastikan mereka mendapatkan jumlah orang di tempat yang terkendali.

2. Penjemputan tepi jalan dengan antrian virtual untuk mendukung jarak sosial ritel

Solusi kedua adalah untuk pengecer yang memungkinkan belanja melalui toko web dengan penjemputan terjadwal.

Praktek ini juga dikenal untuk pickup tepi jalan atau pickup dalam toko.

Pelanggan dapat memilih slot waktu yang sesuai untuk mereka, mendapatkan pengingat dari penjemputan terjadwal melalui pesan teks yang juga berisi tautan, dan mengaktifkan tautan untuk mengumumkan kedatangan mereka.

Aktivasi tautan ini akan mengirimkan pemberitahuan kepada staf, yang kemudian akan menyerahkan pesanan yang sudah disiapkan kepada pelanggan.

Dengan sistem antrian virtual, pengecer dapat memberikan layanan pelanggan curbside yang mulus.

Bagaimana sistem manajemen antrian virtual di rumah sakit membantu dalam situasi saat ini?

Dengan sistem manajemen antrian virtual, fasilitas kesehatan dapat mengatur aliran pasien, membatasi jumlah orang di tempat, dan meminimalkan waktu tunggu untuk menghindari penyebaran virus.

Ini dapat dilakukan dengan memungkinkan pasien untuk menunggu di tempat lain dan hanya memasuki fasilitas layanan kesehatan ketika saatnya dipanggil dan mengoptimalkan alokasi staf untuk meningkatkan layanan.

Alokasi staf yang lebih baik dan layanan yang lebih efisien juga dapat berkontribusi pada peningkatan kepuasan pasien dan pengurangan tingkat stres staf.